Ces délais de conservation varient selon la nature des documents et les réglementations spécifiques. Bien que l'entreprise puisse choisir de conserver certains documents plus longtemps, il est impératif de respecter les durées minimales, surtout en cas de contrôle administratif. Voici un aperçu des principaux délais de conservation pour différents types de documents.

Simulateur en ligne

Un simulateur vous informe sur la durée minimale de conservation des différents types de documents (civils et commerciaux, comptables, fiscaux, sociaux, gestion du personnel) qu'une entreprise doit respecter. Ces durées représentent les délais minimums recommandés pour le stockage des documents. L'entreprise a la liberté de conserver ces documents au-delà de ces périodes.

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Documents Civils et Commerciaux

• Contrats et correspondances commerciales (papier ou électronique) : 5 ans.
• Documents bancaires (talons de chèque, relevés bancaires, etc.) : 5 ans.
• Garanties pour les biens ou services fournis aux consommateurs : 2 ans.
• Contrats électroniques conclus avec des consommateurs (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation.
• Contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans.
• Déclarations en douane : 3 ans.
• Polices d'assurance : 2 ans après la résiliation du contrat.
• Documents relatifs à la propriété intellectuelle : 5 ans après la fin de la protection.
• Dossiers d'avocats : 5 ans après la fin du mandat.

Pièces Comptables

• Livres et registres comptables (livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
• Pièces justificatives (bons de commande, de livraison, factures, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.

Les documents comptables doivent être conservés pendant au moins 6 ans, à partir de la dernière opération mentionnée ou de leur date d'établissement, pour permettre les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration.

Documents Fiscaux

• Impôt sur le revenu (IR) et impôt sur les sociétés (IS) : 6 ans.
• Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA, impôt sur les spectacles, etc.) : 6 ans.

• Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), non commerciaux (BNC) et agricoles (BA) : 6 ans.
• Impôts directs locaux (taxes foncières, etc.) : 6 ans.
• Cotisation foncière des entreprises (CFE) et cotisation sur la valeur ajoutée des entreprises (CVAE) : 6 ans.

En cas d'activité occulte, les délais de conservation sont prolongés à 10 ans.

Documents Sociaux

• Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice.
• Statuts de société, GIE ou association : 5 ans après la perte de personnalité morale.
• Traités de fusion et autres actes liés au fonctionnement de la société : 5 ans.
• Registres de titres, mouvements de titres, procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration : 5 ans après la fin de leur utilisation.
• Feuilles de présence, rapports de gérance ou de conseil d'administration, rapports des commissaires aux comptes : 3 derniers exercices.

Gestion du Personnel

• Bulletins de paie : 5 ans.
• Registre unique du personnel : 5 ans après le départ du salarié.
• Documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes, indemnités : 5 ans.
• Documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans.
• Comptabilisation des jours de travail et des horaires des salariés : 1 an.
• Déclarations d'accidents du travail : 5 ans.

À savoir : Les bulletins de paie numériques doivent être disponibles pour les employés pendant au moins 50 ans ou jusqu'à l'âge de départ en retraite de l'employé, plus 6 années supplémentaires. Pour faciliter la gestion des délais de conservation des documents, les entreprises peuvent utiliser des simulateurs en ligne qui aident à déterminer les durées spécifiques pour chaque type de document.

Respecter ces délais est essentiel pour être en conformité avec les régulations légales et éviter les sanctions.